Pour la bonne marche de la copropriété, le syndic doit assurer plusieurs types de missions. Garantir l’accès à l’information à l’ensemble des habitants de l’immeuble est l’une de ses grandes obligations. Pour s’y conformer, le gestionnaire doit fournir aux copropriétaires un certain nombre de documents à l’image de la fiche synthétique. Mais de quoi s’agit-il ? On vous détaille dans la suite de ce guide toute les informations utiles à savoir sur ce document en copropriété.
La fiche synthétique en copropriété : définition
Dans une copropriété, on attend par fiche synthétique le document contenant l’ensemble des informations sur le fonctionnement et l’état complet de l’immeuble. Pour être plus précis, il s’agit en effet d’un texte rédigé par le syndic du bâtiment et qui donne des précisions sur les affaires financières, techniques et juridiques de la copropriété.
Lors de la vente d’un appartement dans l’immeuble par exemple, le vendeur a pour obligation d’annexer ce manuscrit au contrat avant sa signature définitive. Auparavant, la fiche synthétique était un dossier obligatoire que seules les copropriétés de plus de 50 lots devaient fournir. Et pourtant, à partir du 31 décembre 2008, ce texte est devenu une pièce impérative pour tous les types de copropriété.
Quel est le contenu de la fiche synthétique ?
Pour assurer sa mission d’information, la fiche synthétique doit obligatoirement indiquer les renseignements suivants :
- Les coordonnées du syndicat des copropriétaires ;
- La localisation du bâtiment (ou des bâtiments) si ce dernier est différent de celle du syndicat ;
- Le numéro d’immatriculation de l’immeuble et la dernière date de sa mise à jour ;
- La date de la mise en place du règlement de copropriété ;
- Le nom, le prénom et l’adresse du syndic ou du gestionnaire provisoire ;
- La disposition juridique de la copropriété ;
- Le chiffre total de lots de l’immeuble ainsi que leur utilisation ;
- Le nombre de bâtiments et leur date de construction ;
- Les appareils de la copropriété (type chauffage, le chiffre des ascenseurs, etc.) ;
- Les caractéristiques financières de l’immeuble (prix des dettes, des charges, des impayées, des fonds de travaux, etc.) ;
La fiche synthétique en copropriété : quel est le rôle du syndic ?
Le rôle du syndic de copropriété en ce qui concerne la fiche synthétique est assez large. Tout d’abord, il est chargé de la rédaction et de la publication du document aux registres des copropriétés. Pour valoir de droit, le texte doit être daté et signé par le gestionnaire.
Ensuite, il a pour mission de réaliser la mise à jour régulière de la fiche. Cette opération est effectuée tous les ans et précisément dans les 2 mois qui précèdent la communication du PV de l’assemblée générale au cours duquel les relevés de l’exercice comptable clos ont été consentis.
Enfin, le syndic est tenu de fournir la fiche synthétique à tous les copropriétaires qui en font la demande. La requête est réalisée par tous moyens au gestionnaire. Ce dernier doit remettre le document au requérant dans un délai d’un mois.
Si le professionnel manque à son obligation dans ce délai, il se verra appliquer une pénalité de 15 euros par jour de retard. De plus, sa responsabilité civile peut être engagée et il peut faire l’objet d’une rupture de contrat avec la copropriété.
En somme, la fiche synthétique est un document obligatoire qui éclaire l’ensemble des copropriétaires sur le fonctionnement et l’état général de la copropriété. Elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires et sa responsabilité incombe au syndic de la copropriété.